Vollmachtsdatenbank

 Die Vollmachten müssen nicht mehr postalisch an die Finanzverwaltung übersendet werden. Sie werden vielmehr auf elektronischem Weg an die Finanzverwaltung übermittelt. Über die VDB erhält der Steuerberater zudem die Berechtigung für den Zugriff auf die bei der Finanzverwaltung elektronisch gespeicherten Daten des Mandanten und für den Abruf zur weiteren Verarbeitung in den jeweiligen Kanzleiprogrammen.

Um die VDB nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst registrieren. Für die Registrierung benötigen Sie einen Mitgliedsausweis der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe oder eine SmartCard Classic für Berufsträger der DATEV.

Seit dem 1. Juli 2020 führt die Bundessteuerberaterkammer die Online-Anwendung für die elektronische Erfassung und Übermittlung der Vollmachtsdaten zur Vertretung in Steuersachen, die Vollmachtsdatenbank, im Eigenbetrieb. Die DATEV eG fungiert nur noch als technischer Dienstleister der Bundessteuerberaterkammer.

Änderungen für die Nutzer der Vollmachtsdatenbank in der praktischen Anwendung ergeben sich nicht. Alle bereits erfassten Vollmachten sind vollumfänglich erhalten, sofern die Umstellung des Nutzungsvertrages von der DATEV eG auf die Bundessteuerberaterkammer erfolgt ist. Ebenfalls nicht geändert haben sich die Preise für die Nutzung der Vollmachtsdatenbank.

Das bisherige Formular "Weisung zur Übertragung von bereits in der VDB erfassten Vollmachtsdaten wegen Gesamtrechtsnachfolge" wurde im Hinblick auf den Bundessteuerberaterkammer-Eigenbetrieb angepasst. Das entsprechende Formular finden Sie unter dem Menüpunkt "Vollmachtsdatenbank - Schnellklicks". Die Übersendung des Weisungsformulars wird ab dem 1. Juli 2020 von einer postalischen Übermittlung auf eine Übermittlung per E-Mail umgestellt. Das ausgefüllte und unterzeichnete Weisungsformular ist dementsprechend ab dem 1. Juli 2020 an die E-Mail-Adresse service(at)bstbk-vollmachtsdatenbank.de zu übersenden.

Da im Fall eines identitätswahrenden Rechtsformwechsels keine Gesamtrechtsnachfolge vorliegt, ist zusätzlich ein Weisungsformular für diesen speziellen Fall erstellt worden. Auch dieses Formular finden Sie unter dem Menüpunkt "Vollmachtsdatenbank - Schnellklicks". Dieses Formular ist ebenfalls an die E-Mail-Adresse service(at)bstbk-vollmachtsdatenbank.de zu übersenden.

Präsentation "Weisungsformular Übertrag Vollmachten Gesamtrechtsnachfolge"

Die erstmalige Ausgabe des Mitgliedsausweises ist kostenlos. Der Ausweis wird per Post zugestellt. Mit diesem Schreiben erhalten Sie auch ein Formular zur Identifizierung, das Sie bitte ausfüllen und zusammen mit der Ausweiskopie an die im Formular genannte Adresse senden. Benötigen Sie einen Ersatzausweis z. B. wegen Verlust oder Beschädigung ist dies natürlich möglich. Ein neuer Mitgliedsausweis kann per Mail über mail(at)stbk-westfalen-lippe.de beim Berufsregister gegen eine Gebühr von 40,00 Euro angefordert werden. Bei Rückfragen wenden Sie sich an Frau Offers, Tel. 0251/41764-128. Um die im Mitgliedsausweis gespeicherten Daten auszulesen und elektronisch nutzen zu können, benötigen Sie ebenfalls ein Kartenlesegerät sowie die entsprechende Sicherheitssoftware.

Die SmartCard Classic für Berufsträger erhalten Sie bei der DATEV: SmartCard Classic für Berufsträger.

Zusätzlich benötigen Sie ein Kartenlesegerät und eine entsprechende Sicherheitssoftware. Wenn Sie eine SmartCard für Berufsträger im mIdentity-Format haben, entfällt das Kartenlesegerät.

Zur Aktivierung der SmartCard Classic für Berufsträger, müssen Sie dem Berufsregister der Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe noch die der Karte zugeordnete User-ID durch Übermittlung des entsprechenden Screenshots aus dem VDB- bzw. DATEV-Sicherheitspaket per E-Mail (mail@stbk-westfalen-lippe.de) mitteilen.

Nachdem Sie Ihren Mitgliedsausweis freigeschaltet bzw. dem Berufsregister die User-ID der SmartCard Classic für Berufsträger mitgeteilt haben, können Sie sich zur VDB registrieren.

Diese Registrierung ist notwendig, da die Nutzung der VDB den Abschluss eines Nutzungsvertrags voraussetzt. Innerhalb dieses Nutzungsvertrags werden weitere Bedingungen der Nutzung der VDB (z.B. die Kosten pro eingestellter Vollmacht) geregelt.

Den Nutzungsvertrag erhalten Sie am Ende des Online-Registrierungsprozesses in Form eines mit allen erforderlichen Daten ausgefüllten PDF-Dokuments. Nur durch diesen Registrierungsprozess kann Ihre Kanzlei für die Nutzung der VDB registriert werden.

zu senden an: service(at)bstbk-vollmachtsdatenbank.de

zu senden an: service(at)bstbk-vollmachtsdatenbank.de

Ab dem 8. Juli 2019 wurde das amtliche Vollmachtsformular angepasst. Die neugefassten Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen sind ab sofort der elektronischen Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung gemäß § 80a AO zugrunde zu legen. Bei der Verwendung des neuen Formulars sind das Beiblatt und die Erläuterungen im Merkblatt zu beachten.

Vollmachten, die auf Grundlage der mit dem BMF-Schreiben vom 10. Oktober 2013, vom   3. November 2014 und vom 1. August 2016 veröffentlichten amtlichen Muster erteilt wurden, gelten grundsätzlich unverändert weiter. Dies gilt unabhängig davon, ob die Daten der Vollmachten gemäß § 80a AO nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt worden sind oder nicht. Allerdings sind in diesen Fällen die Vollmachtgeber bei nächster Gelegenheit auf verschiedene Anpassungen aufmerksam zu machen, soweit sie für den Vollmachtgeber im Einzelfall relevant sind. Hinweise zu diesen Anpassungen sind im Merkblatt sowie im Schreiben des BMF vom 8. Juli 2019 zu finden.