Neue Funktionen und Prozesse der Vollmachtsdatenbank 2.0

Seit dem 19. April 2017 wurde mit der Freigabe der Version 2.0 der Vollmachtsdatenbank (VDB) die Anbindung an das Verfahren der Finanzverwaltung erweitert. Wir möchten Ihnen einen ersten Überblick über die sich daraus ergebenden neuen Möglichkeiten geben:

Mit der Version 2.0 erfolgt die vollständige Anbindung der VDB an das System der Finanzverwaltung. Damit ist der Weg frei für die Übermittlung und Verarbeitung sämtlicher Vollmachtsinhalte. Neben der bisherigen Abrufberechtigung für die Daten der vorausgefüllten Steuererklärung sind nun zukünftig auch weitere neue elektronische Prozesse möglich:

  • die Anzeige der Vertretungsvollmacht
  • die Übermittlung der Bekanntgabevollmacht
  • der Wegfall des Anschreibens an den Mandanten und die Wartefrist von 37 Tagen
  • die Erfassung und Übermittlung von Unternehmensvollmachten
  • die Freischaltung des Datenabrufs des Steuerkontos (sofern die Vollmacht dieses Recht beinhaltet).

Enthalten die Vollmachten eine Bekanntgabevollmacht, stehen diese Informationen automatisch den Finanzämtern zur Verfügung  und werden entsprechend berücksichtigt. Eine gesonderte Bekanntmachung der Vollmacht gegenüber dem Finanzamt in Papierform ist in der Regel nicht mehr notwendig.

Mit der neuen Version der VDB greift die Vollmachtsvermutung gem. § 80a Abs. 2 AO. Der Mandant wird nicht mehr von Seiten der Finanzverwaltung angeschrieben. Innerhalb weniger Tage nach Übermittlung der Vollmacht erfolgt die Freischaltung aller berechtigten Datenabrufe. Die Mandanten müssen nur noch einmalig die Vollmacht unterschreiben und werden im weiteren Verlauf nicht mehr mit diesen Verfahren konfrontiert.

Werden im neuen Verfahren Unternehmensvollmachten über die VDB übermittelt, erhält der Vollmachtnehmer automatisch die Freischaltung des Datenabrufs des Steuerkontos. Eine gesonderte Registrierung für das Steuerkonto und die Verwendung der länderspezifischen Vollmachten entfällt.

Enthält die Vollmacht das Recht für die Vergabe von Untervollmachten und wurden in der VDB bereits Untervollmachten für den Datenabruf bei der Finanzverwaltung eingerichtet, erhalten diese SmartCards automatisch die Freischaltung für die Steuerkonten.

Ablauf bei bereits erfassten Vollmachten
Mit Freischaltung des neuen Verfahrens durch die Finanzverwaltung werden die bereits in der VDB erfassten Vollmachten kanzleiweise in einem Zeitraum von voraussichtlich drei Monaten automatisch in das neue Verfahren überführt.

Bei neu erfassten oder geänderten Vollmachten greift nach der Freischaltung automatisch das neue Verfahren. Berechtigungen des Steuerkontoabrufs, die über das bisherige länderspezifische Verfahren eingeholt wurden, können weiterhin genutzt werden.

Was sollte kurzfristig getan werden?
Im Hinblick einer reibungslosen Übermittlung der Vollmachten sollten folgende Tätigkeiten durchgeführt werden:

  • die Steuernummern in den Stammdaten auf Aktualität prüfen und ggf. in der VDB korrigieren
  • für Unternehmensvollmachten die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer miterfassen.

Achten Sie unbedingt darauf, die Ihnen vom Mandanten erteilte Vollmacht im Original aufzubewahren, da die Finanzverwaltung sich diese in Stichproben vorlegen lassen wird, um die Übereinstimmung mit dem elektronisch übermittelten Vollmachtsinhalt zu prüfen.

Wir weisen an dieser Stelle auch darauf hin, dass die Nutzung der VDB nicht an eine DATEV-Mitgliedschaft gebunden ist. Die Nutzung der VDB stellt zudem ein freiwilliges Angebot dar.

Unabhängig von der VDB bietet die Finanzverwaltung im ElsterOnline-Portal weiterhin andere elektronische Verfahren zum Nachweis der Berechtigung für den Datenabruf an.

 

Weitere Details zur VDB 2.0 finden Sie mit ausführlichen Erläuterungen zur Handhabung hier.